Intervalid – Datenschutzmanagement Software

Intervalid

EU-weit gültig & mehrsprachig!

Intervalid – Ihre Datenschutzmanagement-Software – ist das ideale Tool
zu einer einwandfreien Umsetzung der EU Datenschutz-Grundverordnung.
Sie werden Schritt für Schritt durch die Arbeitsprozesse geführt und
binden dabei Ihre Mitarbeiter aktiv ein.

So unterstützt Sie Intervalid:

1. Verzeichnis

Ihre erhobenen Datenanwendungen werden in einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gespeichert. Online Fragebögen und ein Formular zur Ersterhebung unterstützen Sie bei der Erhebung. Zusätzlich ist ein Datenimport möglich

2. TOMs

Mit Intervalid erfassen Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen in dem Sie eine Mustervorlage wählen, ggf. anpassen und einer Verarbeitungstätigkeit zuweisen. Zusätzlich führen Sie Folgenabschätzungen durch und dokumentieren, ob ein erhöhtes Risiko vorliegt

3. Checkliste

Sie beantworten datenschutzrechtliche Fragen in Form von Muster-Checklisten. Im Anschluss überprüfen Sie mit der online Prüfung, ob Ihre Datenanwendungen den Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung entsprechen

4. Aufgaben

Sie planen Maßnahmen zur Optimierung, vergeben Arbeitspakete und erledigen diese gemeinsam innerhalb der Software

5. Reports

Sie erstellen übersichtliche Reports auf Knopfdruck für interne Auskünfte, Betroffene oder die Aufsichtsbehörde

6. Betroffenen-rechte

Durch den Workflow für Betroffenenrechte werden Anfragen der Betroffenen vollständig und fristgerecht erfüllt

Intervalid

Datenschutzmanagement-Software für kleine, mittlere bis große Unternehmen

Mit Intervalid sind Sie optimal auf die EU Datenschutz-Grundverordnung vorbereitet und bauen Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement nachhaltig auf. Somit haben Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.

Die Software ist als Light Version (speziell für kleine Unternehmen) und als Full Version (inkl. aller Funktionen) für mittelständige und große Unternehmen erhältlich. Dank des modularen Aufbaus können Sie in der Light Version jederzeit die Funktionen nach Bedarf aufstocken.

Gerne erstellen wir für Sie ein unverbindliches Angebot, dass Ihren Unternehmensbedürfnissen am besten entspricht. Dafür kontaktieren Sie uns einfach!

Auszug aus unserer Referenzliste

Die Funktionen im Detail

Verständlich, gesetzeskonform und zuverlässig

Intervalid wurde als Software as a Service (SaaS) entwickelt und ist in einem zertifizierten Rechenzentrum installiert. Für die Implementierung benötigen Sie nur eine Internetverbindung und können sofort mit der Datenschutzmanagement-Software starten.

So unterstützt Sie Intervalid:

Online Fragebögen

… für einen strukturierten Gesamtüberblick

Bevor Sie mit der Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten beginnen, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Anwendungen, die personenbezogene Daten beinhalten. Viele Unternehmen stehen hier bereits vor großen Herausforderungen: wer ist der richtige Ansprechpartner in der jeweiligen Abteilung, welche Verarbeitungstätigkeiten gibt es überhaupt, etc.  Mittels individueller Fragebögen, die Ihnen innerhalb der Software zur Verfügung stehen, holen Sie genau diese Informationen von Ihren Mitarbeitern und Kollegen direkt im System ein. Zusätzlich hat sich der Einsatz von online Fragebögen auch für die laufende Pflege (z.b.: bei später eingeführten Systemen) bewährt.

Formular zur Ersterhebung

… für die optimale Vorbereitung des Verzeichnisses

Nachdem Sie alle grundlegenden Informationen eingeholt und Ansprechpartner definiert haben, bereiten Ihre Mitarbeiter das Verzeichnis vor. Dazu bietet Ihnen die Software ein Formular zur Ersterhebung an. Hier werden zuständige Mitarbeiter aktiv in den Erhebungsprozess eingebunden und stellen relevante Eckdaten bereit. Diese Daten können Sie im Anschluss direkt in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

… damit Sie alle Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten gesetzeskonform abbilden

Die neue EU Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass jedes Unternehmen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führt. Dafür bietet Ihnen Intervalid ein gesetzeskonformes Verzeichnis an, in dem Sie Ihre Datenarten, betroffenen Personengruppen, Empfänger, Löschfristen, etc. erfassen. Jeder Auftragsverarbeiter (externe Dienstleister wie z.B.: Lohnverrechner, Personalberater) kann zusätzlich ein Verzeichnis zu allen seinen durchgeführten Tätigkeiten im System abbilden. Besonderer Fokus liegt hierbei auf der Übersichtlichkeit und benutzerfreundlichen Bedienung. Zur rascheren Fertigstellung des Verzeichnisses erhalten Sie Muster zu allen gängigen Anwendungen (wie z.b.: Rechnungswesen, CRM) direkt aus dem System bzw. importieren die Daten aus einer Excel-Datei. Kopieren Sie bei Bedarf das Verzeichnis für Ihre Töchtergesellschaften oder weiteren Niederlassungen. Somit sind alle relevanten Daten zur Anwendung ersichtlich. Entsprechende Hilfsfunktionen stehen Ihnen während des Prozesses zur Verfügung.

Technische und Organisatorische Maßnahmen

… um sicherzustellen, dass Ihre Verarbeitungen gemäß der Verordnung erfolgen

Zusätzlich sieht die neue DSGVO vor, dass jedes Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen umsetzt, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Verordnung erfolgt. Die Software bietet Ihnen dafür eine einfache Erfassung an: Sie wählen eine Mustervorlage, passen diese gegebenfalls an und ordnen Sie der Verarbeitungstätigkeit zu. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen sind sofort im Verzeichnis aktualisiert.

Folgenabschätzung

… damit Sie ein erhöhtes Risiko erkennen

Lt. DSGVO muss geprüft werden, ob ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen bei der jeweiligen Datenverarbeitung vorliegt. Mit Intervalid beurteilen Sie das Risiko direkt im System und dokumentieren die Bewertung. Muster-Vorlagen stehen Ihnen auch bei diesem Prozess zur Verfügung. Die durchgeführte Folgenabschätzung wird direkt zur Verarbeitungstätigkeit angehängt und ist somit jederzeit abrufbar.

Gesetzeskonforme Checklisten

… wie compliant ist Ihr Unternehmen?

Damit Sie allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, beantworten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen. Dafür nutzen Sie Muster-Checklisten, die individuell angepasst werden können. Sie enthalten beispielsweise Kontrollfragen zu Datenschutz Grundsätzen, zur Datensicherheit, zur Auftragsverarbeitung und den Rechtsgrundlagen. Die Checklisten werden zentral oder von den zuständigen Abteilungen online bearbeitet.  Zusätzlich bietet Ihnen die Software einen eigenen Bereich um relevante Dokumente zentral abzulegen und zur Verfügung zu stellen.

Online Prüfung

… identifizieren Sie mögliche Schwachstellen

Mittels integrierter online Prüfung stellen Sie fest, ob die Anforderungen der DSGVO in Ihrem Unternehmen erfüllt sind. Somit lassen sich rasch Risiken identifizieren und weitere Maßnahmen zur Erfüllung im System hinterlegen. Die Prüfung kann intern oder durch einen externen Experten erfolgen. Als Basis dienen die ausgefüllten Checklisten.

Aufgaben bearbeiten

… für einen effiziente Prozessablauf in Ihrem Unternehmen

Ist während der online Prüfung eine Datenanwendung auf „nicht ausreichend“ gekennzeichnet, kann innerhalb der Software eine entsprechende Aufgabe mit Beschreibung, Zuständigen und Deadline angelegt werden. Die verantwortlichen Mitarbeiter nehmen die Bearbeitung direkt im System vor. Jeder Verantwortliche verfügt über seine eigene Aufgabenliste, mittels Ampelsystem ist der aktuelle Projektstatus ersichtlich. Die gesamte Prozesskommunikation findet somit innerhalb der Software statt.

Reports

… erfüllen Sie Ihre Auskunftspflicht auf Knopfdruck

Im Sinne der Auskunftspflicht lt. DSGVO sind Sie gegenüber Betroffenen und der Aufsichtsbehörde verpflichtet, gewünschte Informationen im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen transparent auf Abruf darzulegen. Mit der Report-Funktion erhalten Sie alle Informationen auf Knopfdruck als PDF oder CSV-Datei. Die strukturierte und übersichtliche Aufbereitung der Daten im System unterstützt Sie zusätzlich bei Ihren internen Auswertungen.

Workflow Betroffenenrechte

... damit Sie den Anfragen der Betroffenen gerecht werden

Mit der DSGVO wurden die Betroffenenrechte im Vergleich zur bisherigen Rechtslage gestärkt: Sie haben das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung und Widerspruch. Als Unternehmen etablieren Sie interne Prozesse, um eine vollständige und fristgerechte Erfüllung der Betroffenenrechte sicherzustellen. Intervalid unterstützt die zuständigen Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Umsetzung der Maßnahmen: die Anfrage wird mit allen relevanten Informationen erfasst, ein Workflow gestartet und fristgerecht abgearbeitet.

Datenschutzpflege

… für Ihr nachhaltiges Datenschutzmanagement

Die Anforderungen der DSGVO enden nicht mit der Einführung im Mai 2018, sondern stellen einen laufenden Prozess in Ihrem Unternehmen dar.  Mit Intervalid bauen Sie Ihr Datenschutzmanagement nachhaltig auf, optimieren stetig und erhalten es gesetzeskonform. Durch den Menüpunkt „Datenschutzpflege“ bleiben Ihre Verarbeitungstätigkeiten, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Ihre Ansprechpartner stets aktuell. Mithilfe der Protokollierungs-Funktion ist der Status Ihrer laufenden Pflege jederzeit einsehbar. Zusätzlich können Sie bei einem Data Breach alle Informationen rasch und unkompliziert einholen. Somit sind Sie jederzeit auf Audits vorbereitet.

Intervalid

Benutzerfreundliche Oberfläche - einfache Navigation

Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie uns!

Lernen Sie Intervalid kennen und erleben Sie die Vorteile!